完善廣告公司機(jī)構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)流程
部門設(shè)置還算完善,但不專業(yè),從部門名稱很難聯(lián)想到這是一個(gè)廣告公司的設(shè)置,對公司業(yè)務(wù)的展開與對外宣傳都有限制.
從本公司的產(chǎn)品來看,公司規(guī)模不大,做的都是技術(shù)活,如果想把公司做大做強(qiáng),必須對公司業(yè)務(wù)進(jìn)行深化,拓展,吸收一些專業(yè)人才,走原創(chuàng)之路,樹立自己的品牌與形象,保證公司的可持續(xù)發(fā)展.
行政部,財(cái)務(wù)部這兩個(gè)內(nèi)部事務(wù)部門,不必改動(dòng).每個(gè)公司都是如此設(shè)置,職能也大同小異.行政部:行政主任一名,行政助理視公司規(guī)模設(shè)1—3名,公司司機(jī)一名.
財(cái)政部:視公司規(guī)模設(shè)2—3名財(cái)務(wù)人員.
上述可根據(jù)公司規(guī)模與實(shí)際情況或多或少.
要變動(dòng)的是公司的專業(yè)部門:
客戶部
開拓客戶并保持聯(lián)絡(luò),與公司內(nèi)其他各部門保持密切的聯(lián)系.
在廣告公司內(nèi),客戶部還應(yīng)承擔(dān)公司的公共關(guān)系方面的工作
1.部主任
全面負(fù)責(zé)客戶部的行政和業(yè)務(wù)管理工作,負(fù)責(zé)客戶服務(wù)管理.對上,直接向總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé),匯報(bào)工作;對下,檢查業(yè)務(wù)組主管或營業(yè)主管的工作;并負(fù)責(zé)與比較重要的客戶保持接觸和聯(lián)系或洽談,引見.負(fù)責(zé)選聘,任用和考核客戶服務(wù)人員.
2.業(yè)務(wù)主管或經(jīng)營主管
全面負(fù)責(zé)所在經(jīng)營組或業(yè)務(wù)組的業(yè)務(wù)工作和日常行政工作.對上,向部主任負(fù)責(zé),匯報(bào)工作;對下,檢查客戶主任工作.還負(fù)責(zé)與較高層次和地位的客戶企業(yè)決策人員,市場銷售主管或市場經(jīng)理保持接觸,負(fù)責(zé)新業(yè)務(wù)的開發(fā),調(diào)查,并發(fā)展原有業(yè)務(wù).
3.客戶主任
向部主任或業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)匯報(bào)工作.負(fù)責(zé)按照所代理的客戶的廣告計(jì)劃和預(yù)算開展業(yè)務(wù)活動(dòng),為公司爭取盈利.參與制定客戶市場銷售政策,發(fā)展廣告目標(biāo)和策略,并負(fù)責(zé)向客戶簡述廣告的創(chuàng)作意圖,介紹創(chuàng)作初稿,匯報(bào)工作進(jìn)展.此外,還參與拓展新的業(yè)務(wù).
4.客戶經(jīng)理
負(fù)責(zé)部分文件的擬寫,負(fù)責(zé)向上級主管或客戶介紹廣告初稿,負(fù)責(zé)較小客戶的業(yè)務(wù)洽談和接觸.
5.業(yè)務(wù)員
負(fù)責(zé)與客戶的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò),送稿復(fù)審確認(rèn)和審核制作的校樣稿.在出席客戶會議時(shí),負(fù)責(zé)會議記錄,并提交會議記要.一般沒有決策權(quán),是在其他人員的指導(dǎo)下開展工作.要求對廣告制作和媒介等很熟悉.
6.業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)員
主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廣告工作的進(jìn)展,與創(chuàng)作人員和制作人員保持聯(lián)系.督促檢查各工作環(huán)節(jié)的銜接和完成,以保證按廣告計(jì)劃完成工作進(jìn)程.負(fù)責(zé)保持與客戶的日常事務(wù)性聯(lián)系,代理有關(guān)文秘工作.在必要時(shí),有權(quán)直接重新安排工作.
創(chuàng)作部
負(fù)責(zé)廣告的創(chuàng)作,設(shè)計(jì)和制作.(可根據(jù)公司規(guī)模及業(yè)務(wù)靈活調(diào)整)
1.創(chuàng)作部主任
全面負(fù)責(zé)創(chuàng)作部的行政管理和業(yè)務(wù)管理,控制廣告創(chuàng)作水平.監(jiān)督和保障創(chuàng)作人員按廣告計(jì)劃工作日程和廣告預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作,負(fù)責(zé)向創(chuàng)作組和創(chuàng)作人員分配工作任務(wù),重點(diǎn)督促和保證廣告策略的實(shí)施.有權(quán)選聘,任命和考核創(chuàng)作人員.參與新業(yè)務(wù)的廣告創(chuàng)作.對總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé).
2.創(chuàng)作組
(1)組長,負(fù)責(zé)文稿組或美工組的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo),代理創(chuàng)作部主任履行某些職責(zé),總攬廣告創(chuàng)作的全面工作,直接向創(chuàng)作部主任負(fù)責(zé).
(2) 撰稿員,通常負(fù)責(zé)為一組特定的客戶工作,負(fù)責(zé)廣告文稿的構(gòu)思.參加客戶會議,并在必要時(shí)直接向客戶介紹工作進(jìn)展.負(fù)責(zé)所有媒介廣告的文稿編寫工作,必要時(shí) 參與促銷活動(dòng),要求能夠理解,實(shí)施,解釋市場策略和廣告策略,能與美工,導(dǎo)演密切合作.現(xiàn)階段,分工已發(fā)展到細(xì)分專職廣告和專職廣告文的階段.
(3)撰稿助理,在撰稿員的指導(dǎo)下,為一些較小的廣告活動(dòng)進(jìn)行文字工作,實(shí)施撰稿員的廣告構(gòu)思,發(fā)展廣告策路.在必要時(shí),參加小客戶的客戶會議.要求能按廣告預(yù)算開展一個(gè)廣告活動(dòng).
(4)美工導(dǎo)演,同撰稿員一樣,通常為特定的客戶工作,負(fù)責(zé)廣告畫面構(gòu)思,負(fù)責(zé)導(dǎo)演電視廣告,必要時(shí),親自進(jìn)行攝影和繪畫.要求能理解廣告策略.
(5)美工導(dǎo)演助理,負(fù)責(zé)落實(shí)美工導(dǎo)演的構(gòu)思,必要時(shí)進(jìn)行繪畫.
(4),(5)兩項(xiàng)職務(wù)分工,隨著廣告公司的發(fā)展已發(fā)生變化.美工一般不負(fù)責(zé)攝影及導(dǎo)演,而設(shè)有專職導(dǎo)演,攝影師,攝像師.
(6)創(chuàng)作助理員,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)創(chuàng)作部(組)工作的正常進(jìn)行,幫助創(chuàng)作人員完成廣告的創(chuàng)作,收藏創(chuàng)作稿件和創(chuàng)作資料,幫助打印其他人所撰寫的文稿.必要時(shí),與有關(guān)政府部門聯(lián)系,以取得廣告的電視播映許可.
3.印刷制作組
(1)組長,全面負(fù)責(zé)公司內(nèi)有關(guān)報(bào)刊等印刷廣告的制作工作.負(fù)責(zé)與有關(guān)制作單位洽談業(yè)務(wù),并對各種印刷技術(shù)的采用加以指導(dǎo)和提出建議.領(lǐng)導(dǎo)正稿員的工作,并對部主任直接負(fù)責(zé),匯報(bào)工作.
(2)正稿員,負(fù)責(zé)落實(shí)美工導(dǎo)演的設(shè)計(jì)草圖和撰稿員的初稿.高質(zhì)量地制作廣告正稿,寄給報(bào)社,雜志或印刷廠,負(fù)責(zé)廣告的美工技術(shù)處理.
(3)美工,負(fù)責(zé)把美工導(dǎo)演的初步創(chuàng)意變成視覺上的具體圖案,要求有快速繪畫的才能.
(4)排印,負(fù)責(zé)各種字體設(shè)計(jì)的選擇和排版.要求熟悉印刷業(yè)務(wù),并能很好地理解各種廣告設(shè)計(jì)與各種字體運(yùn)用的關(guān)系.
(5)校對,負(fù)責(zé)印刷清樣的文字校對工作 ,修正版面的印刷錯(cuò)誤和文字錯(cuò)誤.
(6)制作助理,負(fù)責(zé)安排和料理廣告制作材料的供應(yīng),保證廣告工期和制作質(zhì)量.作為制作經(jīng)理的助手,向其報(bào)告工作.必要時(shí),參加廣告制作.
4.影視廣告制作組
(1)組長,全面負(fù)責(zé)公司內(nèi)有關(guān)電臺,電視廣告的制作工作.負(fù)責(zé)與有關(guān)制作公司洽談.
(2)制作經(jīng)理,負(fù)責(zé)電臺電視廣告的制作監(jiān)督,保證其按廣告計(jì)劃日程工作,并按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)完成廣告片制作.
(3)演員選派,負(fù)責(zé)挑選,面試用于廣告攝制的演員和模特兒,向他們布置具體的要求,保證他們穿戴好合適的服飾,準(zhǔn)時(shí)到場.
(4)制作助理,負(fù)責(zé)為制作廣告準(zhǔn)備材料和道具,保證廣告按期完成,保證廣告質(zhì)量.
(5)創(chuàng)意指導(dǎo),負(fù)責(zé)為創(chuàng)作部出主意或提出創(chuàng)意設(shè)計(jì)或構(gòu)思的意見.
媒介部
根據(jù)廣告計(jì)劃,制定廣告活動(dòng)的媒介策略,負(fù)責(zé)媒介的選擇,并負(fù)責(zé)與有關(guān)媒介單位接洽和聯(lián)絡(luò).
1.主任
向 總經(jīng)理負(fù)責(zé).全面負(fù)責(zé)媒介部門的行政管理和業(yè)務(wù)管理工作,負(fù)責(zé)控制媒介計(jì)劃和媒介訂位,與各媒介單位洽談合作條件,全盤負(fù)責(zé)媒介部門的盈利.負(fù)責(zé)并參與開 發(fā)新的客戶和新的廣告業(yè)務(wù),為新的廣告業(yè)務(wù)開介紹會,并親自準(zhǔn)備或擬寫材料.要求了解媒介的最新發(fā)展,掌握媒介計(jì)劃,能夠使用電腦管理,創(chuàng)作有發(fā)展的新媒 介的電腦程序.
2.媒介經(jīng)理
負(fù)責(zé)幾個(gè)業(yè)務(wù)小組的工作和管理,代理部門主任的大部分職責(zé).重點(diǎn)是代理其媒介方面的職責(zé),研究重要的媒介策略的采用,與高級客戶保持聯(lián)系,并負(fù)責(zé)與媒介代表洽談.
3.媒介組組長
負(fù)責(zé)一個(gè)業(yè)務(wù)組的媒介計(jì)劃和媒介訂位工作,參與向客戶介紹媒介情況,參與媒介代表的洽談,但不涉及或很少涉及一些特殊的媒介業(yè)務(wù).
4.媒介計(jì)劃員
在媒介組長或經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下工作,負(fù)責(zé)執(zhí)行已經(jīng)制定的媒介策略和負(fù)責(zé)指定的客戶業(yè)務(wù).研究引用一些較為簡單的媒介策略.
5.媒介助理
按媒介計(jì)劃的要求,聯(lián)系并取得媒介訂位確認(rèn),兼做媒介部門一般性工作.
市場調(diào)查部
按照廣告活動(dòng)的要求,對目標(biāo)市場開展調(diào)查,為廣告主和廣告公司制定廣告計(jì)劃,提供有關(guān)市場潛力和市場環(huán)境的背景材料,并就有關(guān)問題向廣告主和廣告公司提供咨詢意見和建議,為廣告決策以至廣告主的市場決策提供客觀依據(jù).
1.主任
負(fù)責(zé)調(diào)查部的行政和業(yè)務(wù)管理,負(fù)責(zé)市場調(diào)查計(jì)劃的制定,負(fù)責(zé)向總經(jīng)理或客戶企業(yè)高級人員匯報(bào)調(diào)查結(jié)果,提出市場策略建議和廣告策略建議.
2.課題組長
負(fù)責(zé)某一客戶的廣告調(diào)查工作的計(jì)劃,監(jiān)督調(diào)查計(jì)劃的實(shí)施.負(fù)責(zé)向部主任提出調(diào)查報(bào)告,向客戶匯報(bào)調(diào)查結(jié)果和提出有關(guān)建議.
3.調(diào)查員
負(fù)責(zé)根據(jù)調(diào)查計(jì)劃進(jìn)行具體調(diào)查方案的擬訂,開展調(diào)查活動(dòng),并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析研究,提出調(diào)查報(bào)告,市場策略和廣告策略建議,并向客戶匯報(bào)有關(guān)市場調(diào)查經(jīng)過和市場調(diào)查情況,介紹調(diào)查結(jié)果.
4.記錄員
協(xié)助調(diào)查員工作,負(fù)責(zé)有關(guān)文案調(diào)查資料,實(shí)地調(diào)查資料的收集和整理,負(fù)責(zé)記錄有關(guān)談話內(nèi)容,提交談話記要,并負(fù)責(zé)有關(guān)打字,速記等工作.
5.資料組組長和資料員
負(fù)責(zé)收集,整理,編輯,匯總有關(guān)市場調(diào)查資料和檔案資料,建立市場調(diào)查檔案.
行政部,財(cái)務(wù)部也可統(tǒng)一設(shè)立在行政辦公室管理.
廣告公司行政辦公室的任務(wù),是對公司的日常事務(wù)進(jìn)行全面的管理,并對業(yè)務(wù)部門進(jìn)行行政監(jiān)督,提供后勤服務(wù).具體地,行政辦公室又可分為計(jì)劃,人事,財(cái)務(wù),審計(jì),機(jī)要和后勤等分支部門.這些分支部門在一些特大的廣告公司是單獨(dú)列為正式的一級行政輔助機(jī)構(gòu)的.
計(jì)劃部門的工作任務(wù),是具體負(fù)責(zé)公司的年度工作計(jì)劃和經(jīng)營計(jì)劃的制定,以及監(jiān)督執(zhí)行,并負(fù)責(zé)制定公司的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃.
人事部門的工作任務(wù),是具體地負(fù)責(zé)公司人員的錄用解聘.錄用人員時(shí)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需要,進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和綜合級別評定,對具體業(yè)務(wù)部門的人員使用和定級實(shí)施監(jiān)督.人事部門不參與業(yè)務(wù)的分工.
財(cái)務(wù)部門的任務(wù),是對公司的財(cái)務(wù)金融實(shí)施全面的管理,監(jiān)督廣告預(yù)算的執(zhí)行,收取廣告費(fèi)用,交納各種稅收,核發(fā)人員工資,核算企業(yè)盈虧,并對廣告活動(dòng)費(fèi)用和公司行政性開支實(shí)施控制.
審計(jì)部門的工作任務(wù),是對公司的財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況實(shí)施監(jiān)督,防止公司在經(jīng)營中出現(xiàn)不規(guī)范行為或違法行為,實(shí)施廣告公司經(jīng)營中的自律約束.
機(jī)要部門負(fù)責(zé)公司的文件收發(fā),借閱,保管和歸檔管理,并為企業(yè)建立各類業(yè)務(wù)檔案,檢查保密情況.
后勤部門的工作任務(wù),是協(xié)助公司業(yè)務(wù)部門的工作,為各業(yè)務(wù)部門開展廣告活動(dòng)提供物質(zhì)支援和后勤保障.