長期做項目的人都知道項目監(jiān)控的重要性,項目監(jiān)控(Project Monitoring and Control, PMC)的目的是通過跟蹤項目計劃的各種參數(shù)如:進度、工作量、費用、資源、工作成果、風險等等,識別項目當前的進展狀態(tài),以便當項目實際進展狀況顯著偏離計劃時能夠及時采取糾正措施。項目監(jiān)控不是簡單的問下進度,而是要對工作量、資源的投入、階段性的成果、有無風險進行跟蹤、分析、總結以便達到項目正常化。一、 跟蹤項目狀況:
項目組成員每天按照項目計劃規(guī)定的順序完成各項任務,每周填寫項目周報提交給項目經(jīng)理。周報可以每周五以郵件的形式提交給項目經(jīng)理。項目經(jīng)理對其進行數(shù)據(jù)驗證,項目經(jīng)理對項目過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)如需求、規(guī)模、進度、成本、風險、缺陷等進行跟蹤,完成相關度量數(shù)據(jù)的收集,并將收集到的數(shù)據(jù)進行保存,后續(xù)可對數(shù)據(jù)進行分析,調(diào)整。
二、 舉行項目例會
項目過程中,項目會是必不可少的,準備例會上需要討論和決定的議題,主要議題有:
1.項目進度情況:
項目組成員對項目的進度進行匯報,各節(jié)點是否有超時,延期情況;
2.項目現(xiàn)況交流:
項目組成員上周的工作任務完成情況、未完成的工作及其原因、工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及解決方法等的匯報;項目經(jīng)理根據(jù)匯總的項目組周報內(nèi)容,總結上周的工作完成情況,讓項目組員及時了解項目狀態(tài);
3.項目需求情況:
項目需求是否按計劃實現(xiàn)、新需求是否被跟蹤解決,需求是否穩(wěn)定;
4.當前風險跟蹤情況:
項目經(jīng)理以郵件方式或其他方式與項目組成員進行溝通,保證與項目組成員每周就項目存在問題、進展情況及風險等情況進行討論,初步達成一致意見,核實項目進展情況。
三、 采取糾正措施項目經(jīng)理分析《項目周報》中新發(fā)現(xiàn)的“偏差/異常”產(chǎn)生的原因,找出糾正偏差/異常的措施,指定責任人落實糾正措施。當偏差和異常項目經(jīng)理無法解決時,要及時向項目部負責人尋求支持,盡量將問題影響控制在最小范圍內(nèi)。另外當采取的糾正措施,影響到項目計劃的進度時,需要與客戶進行進度確認,說明產(chǎn)生的原因,得到客戶的認可。當項目監(jiān)控做到位,我想這個項目一定會達到預計的目標和成果的。